Перенос данных в 1С

Перенос данных из одной базы в другую, одна из самых частых задач в 1С.

Основные причины переноса данных:

• Переход с устаревшего программного обеспечения на новую версию (например, перенос данных из 1С 7.7 в 1С 8)
• Переход на другую конфигурацию 1С
• Переход в 1С с других учетных систем (Excel, SAP и т.д.)

Для выполнения вышеперечисленных задач, существует несколько технологий.

• Конвертация данных
• Выгрузка и загрузка данных через *.xml/*.xlsx форматы
• Ручной ввод остатков
• Прямой доступ к файловой системе
• Использование COM-подключения
• Применение технологии OLE Automation

Один из самых простых переносов данных это перенос между 2 программами 1С. Во многих случаях разработчики 1С уже добавили функционал обмена непосредственно в конфигурацию. По этому, если обе базы без доработок и какого-либо дополнительного функционала, использовать дополнительно обработки или конвертацию данных не нужно.

Когда нет стандартных настроек по обмену нужно использовать 1С Конвертацию данных.

Ошибку которые допускают начинающие программисты при обмене данных, что начинают писать обработки. Обработку для выгрузки данных из базы источника и обработку для загрузки для базы приемника. Намного правильнее использовать инструмент, который предоставила компания 1С, под названием Конвертация данных. 1С:Конвертация данных позволяет переносить данные из одной базы данных в другую. Конвертация данных бывает двух версий 2.1 и 3.0.

Как подготовиться к переносу данных:

1. Нужно понять какие данные нужно переносить, что мы хотим видеть в новой программе?

• Достаточно просто справочной информации: номенклатура, контрагенты? (Подходит компаниям, которые только начинают свой бизнес, но уже есть большой перечень товаров и цен, которые предоставили поставщики, например в excel. Или что в последнее время популярно в связи с выходом 54-ФЗ о применении контрольно кассовой техники и, в частности, большим спросом на смарт терминалы. Справочная информация была в смарт терминале, но учет не велся).
• Хватит ли нормативно-справочной информации и начальных остатков? (Перенос документов достаточно трудоемкий и затратный процесс, нужно оценить действительно ли они нужны? можно ли обойтись без них и достаточно ли будет первоначальных остатков на конец периода? Такой перенос очень хорошо делать на конец года.
• Когда в старой базе остаются все документы, там закрывается год/период, сдаются все отчеты и т д. А в новую базу загружаются с начала года нормативно-справочная информация и остатки по ней)
Либо нужно загружать все данные

2. После того как мы поняли какие данные мы будем переносить, нужно их подготовить. Проверяем данные на корректность запыления. Нужно понимать все ошибки, которые были допущены в старой программе также перенесутся. Банальный пример очень часто встречается что фактические остатки на складе не совпадают с учетными и, если их перенести, в новой они также совпадать не будут. Решение: делаем инвентаризацию корректируем остатки и потом уже переносим.

Заказать перенос данных 1С можно по ссылке ниже.

Зачем нужна синхронизация и обмен данными.

Синхронизация информационных баз, консолидирует данные в разных системах. Эта технология помогает избежать дублирующей труд сотрудников разных подразделений, офисов, филиалов, выполняющих работу с одинаковыми объектами системы.

В каких случаях необходимо настроить синхронизацию данных:

• нужна интеграция со сторонними системами, сайтами и прочим софтом (Чтобы вручную не заполнять документы в двух системах, настраивается обмен между ними)
• используется две разных версий 1С (например, 1С Бухгалтерия и 1С Управление торговлей)

Один из самых распространённых случаев, когда разный персонал использует разные программы. Например, когда менеджеры, руководители, отдел склада используют программу 1С Управление торговлей, а отдел Бухгалтерии 1С: Бухгалтерия. В 1С Управление торговлей пользователи заносят всю первичную документацию, и чтобы упростить работу отдела бухгалтерии чтобы они не заносили повторно в свою программу документы - существует синхронизация.

Рассмотрим более подробно синхронизацию.

Возможные ограничения:

• по организации
• по подразделениям
• по складам

Чем обмениваются базы:

• документы
• нормативно-справочная информация

Варианты обмена:

• двухсторонний/односторонний
• ручной/автоматический

Настройка синхронизации данных.

Рассмотрим стандартную настройку синхронизации между базами 1С.

• Первым делом мы проверяем чтобы все участники обмена совпадали по дате релизов. (Если обновлена одна программа, в которой изменился документы в связи с изменившимся законодательством, а в другой не обновленной программе документ старого образца, синхронизация пройдет не корректно)
• При любой настройке синхронизации, при любом обмене данных, обязательно что нужно сделать это сделать копии баз данных. Делаем копии всех баз участвующих в синхронизации.
• Синхронизация обменивается данными через файл, это когда одна программа выгружает данные в определенный файл, а другая загружает данные из этого файла в свою систему. Обязательное условие доступ к этому файлу должен быть у двоих участников обмена. Либо его можно переносить от одной базы к другой с помощью флешки, диска по почте. Но это очень ресурсно-затратно особенно когда обмены нужно делать часто. Второй способ, когда один участник обмена напрямую подключается к базе второго участника обмена.
• Основная трудность при настройке синхронизации данных возникает тогда, когда базы велись отдельно, достаточно много информации. Пример: Компания занимается продажей мебели менеджеры по продажам в своей базе создали позицию «Диван», Бухгалтер в своей программе создал позицию «Диван-кровать(кожаный) с деревянными ножками». На самом деле это один и тот же товар, но программа то этого не знает, что бы все это не задвоилось, нужно сопоставлять. Да, это не трудно, но когда таких позиций тысячи? Десятки тысяч?

Заказать настройку синхронизации 1С можно по ссылке ниже.

Многие компании, которые решают автоматизировать свой бизнес в новой системе 1С, до этого введя учет в другой системе либо в Excel, сталкиваются с задачей ввода начальных остатков. При этом, важно учитывать, если переносимые данные связаны с бухгалтерской и налоговой отчетностью,то при переходе нужно вносить остатки на начало года или квартала, чтобы сдать корректно отчетность. К счастью, решения переноса остатков в 1С тоже есть.

В основных типовых конфигурациях таких как 1С. Управление Нашей Фирмы (1С УНФ), 1С Бухгалтерия и прочие, есть встроенный механизм загрузки данных из табличного документа. Загрузить можно: номенклатуру, контрагентов, остатки товара на складе, цену номенклатуры и прочее. Нужно сформировать excel файл с данными по шаблону, который можно скачать в самой программе. К сожалению, не во всех программах есть встроенный механизм, чтобы решить эту задачу, нужно воспользоваться обработкой «Загрузки данных из табличного документа» которую можно скачать с сайта ИТС. Тем самым загрузить данные в 1С можно имея всего файл табличный файл с данными.

Основные трудности при загрузке данных, нужно подготовить файл excel в нужный формат, удалить дубли, проверить что заполнены все поля. Многие поля в 1С являются обязательными для заполнения. Если все это не заполнить и не проверить дубли в 1С исправлять будет все намного сложнее.

Обработка Загрузка данных из табличного документа универсальна и подойдет, не только для загрузки первоначальных остатков, но и поможет загрузить данные в документ. Например, когда поставщик прислал нам накладную, где большое кол-во товара и мы понимаем, что вручную заносить все данные очень долго. Главное, что бы накладная была в электронном формате.

Какие данные можно загрузить:

• Остатки по номенклатуре (остаток товара на складе)
• Цены номенклатуры оптовые, розничные и т д (Прайс лист)
• Штрих коды номенклатуры
• Остатки взаиморасчетов с покупателями и продавцами (кому сколько мы должны, и кто сколько должен нам)
• Банковские выписки

Основной алгоритм работы с обработкой «Загрузка данных из табличного документа

1. Скачиваем ее с сайта информационного технического сопровождения (ИТС)
2. Обязательно перед загрузкой делаем копию базы
3. Открываем обработку выбираем что хотим загрузить
4. Заполняем табличную часть данными и загружаем
5. Проверяем корректность загрузки

Любая загрузка может хранить в себе скрытые проблемы, поэтому нужно тщательно проверять данные после загрузке. Может загрузится лишнее, может чего-то не хватать. Или еще хуже загрузиться не туда. Поэтому подходить к этому вопросу нужно с большой ответственностью. Либо вы всегда можете позвонить в нашу компанию, где наши профессиональные специалисты предоставят Вам квалифицированную помощь и ответят на все Ваши вопросы.

Заказать загрузку первоначальных остатков 1С можно по ссылке ниже.

Для начала рассмотрим, что такое 1С Конвертация данных, для чего она нужна и отличия версии 2.1 и 3.0

1С Конвертация данных — это программный продукт фирмы 1С, создан в большей степени для разработчиков, используется для создания правил переноса данных из одной базы(источник) в другую(приемник). Грубо говоря в 1С Конвертации данных, мы настраиваем для каждого объекта базы источника правила, по которым он будет выгружаться в базу приемника.

1С конвертация данных является инструментом разработчика, поэтому его нет в прайсе 1С. Получить ее может любой пользователь 1С продукта с оформленным и зарегистрированным договором информационного технологического сопровождения (ИТС). Конфигурацию можно скачать на сайте ИТС

Инструменты конвертации данных - 2.1, 3.0 и их отличия.

Отличия Конвертации данных 2.1 от 3.0 можно разделить на функциональные и архитектурные.

Архитектурные отличия:

В 1С:Конвертации данных 2.1 для каждой базы участвующей в обмена приходилось отдельно создавать правило выгрузки и правило загрузки данных. К примеру, из одной системы нужно выгрузить данные в 5 разных систем. То мы создаем правило выгрузки и загрузки для всех систем.

В 1С:Конвертации данных 3.0 выгрузка происходит в едином универсальном формате данных. Который может использоваться для любой конфигурации получателя. Таким образом при обмене данных с несколькими конфигурациями достаточно реализовать одну выгрузку данных в универсальном формате

Функциональные отличия

1С Конвертация данных 2.1 и 1С Конвертация данных 3.0 по сути решают одну и туже задачу. Так в какой ситуации нужно использовать Конвертацию данных 2.1, а в каком случае Конвертацию данных 3.0. Звучит банально, но все зависит от ситуации:

1. На сколько постоянным и регулярным будет обмен
2. Используют корреспонденты 1С библиотеку стандартных подсистем 2.2.5 или выше. Если не используют, то работать с КД 3.0 нет возможности.

Есть хорошая аналогия разработчиков Конвертации данных: “Если мне нужна машина раз в неделю поехать в магазин – лучше использовать такси. Если машина нужна постоянно, то есть каждый день на работу и прочим делам, то лучше купить свою» Также и с конвертацией данных, если нужен быстро и разово выгрузить данные, а еще как часто бывает обмен нужно было сделать вчера, то лучше использовать КД 2.1 если обмен регулярный, то КД 3.0

Плюсы и минусы Конвертации данных 3.0

Плюсы:

Выгрузка в сторонние приложения из 1С

Загрузка из сторонних приложений в 1С

Минусы:

Между базами 1С все стороны обмена должны быть на платформе 8.3 (управляемый режим

Узнать подробнее по переносу данных через инструмент “Конвертация данных” можно по ссылке ниже.